Fakturobox

Smlouva o zpracování osobních údajů

Podle čl. 28 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) · Fakturobox Extractor · stav k 30. 8. 2026

Odkaz k zaslání

1. Strany

Správce: Zákazník služby Fakturobox Extractor (účetní kancelář nebo jiná organizace s účtem ve Službě).

Zpracovatel: Zdeněk Fukárek, provozovatel Služby Fakturobox Extractor (https://fakturobox.cz). IČO 22503625. neplátce DPH. Dukelská 673/13, 293 01 Mladá Boleslav. Kontakt: info@fakturobox.cz.

Tato smlouva je součástí užívání Služby. Přijetím VOP a používáním Služby Správce potvrzuje i tyto podmínky zpracování. Na žádost lze smlouvu potvrdit i e-mailem.

2. Předmět a účel

Zpracovatel zpracovává osobní údaje výhradně za účelem poskytnutí Služby vytěžování účetních dokladů: příjem, uložení, rozpoznání údajů, kontrola proti veřejným rejstříkům, zobrazení Správci a export do jím zvoleného ERP (např. Pohoda).

Zpracovatel nezpracovává údaje pro vlastní marketing, neprodává je a nesdružuje je s údaji jiných zákazníků.

3. Povaha údajů

Kategorie subjektů: dodavatelé, odběratelé, případně zaměstnanci a klienti Správce uvedení na dokladech; uživatelé účtu Správce.

Typy údajů: identifikační a kontaktní údaje, IČO/DIČ, bankovní spojení, částky a položky dokladu, e-mailová zpráva s přílohou, technické logy zpracování. Jde o citlivé účetní údaje. Zvláštní kategorie podle čl. 9 GDPR Zpracovatel cíleně neshromažďuje; pokud by se na dokladu objevily, zpracují se jen jako součást obrazu/textu dokladu, bez samostatného profilování.

4. Pokyny Správce

Zpracovatel postupuje podle těchto podmínek a podle pokynů Správce daných užíváním Služby (nahrání dokladu, nastavení inboxu, schválení, export). Zpracovatel upozorní Správce, pokud je pokyn zjevně v rozporu s GDPR.

5. Povinnosti Zpracovatele

  • zpracovávat údaje jen pro účel Služby;
  • zajistit mlčenlivost osob, které k údajům mají přístup;
  • přiměřeně zabezpečit údaje (přístupová práva, HTTPS, omezení správy serveru);
  • pomáhat Správci s žádostmi subjektů a s bezpečnostními incidenty;
  • po skončení Služby údaje smazat nebo vrátit, podle volby Správce, s výjimkou zákonné archivační povinnosti Zpracovatele;
  • vést záznam o zpracování v rozsahu přiměřeném malému zpracovateli.

6. Další zpracovatelé

Správce souhlasí, že Zpracovatel využije další zpracovatele v rozsahu nutném pro Službu, zejména:

  • hosting — Hetzner Online GmbH, Německo (EU);
  • příjem e-mailů s doklady — e-mailová brána;
  • strojové vytěžení textu / OCR — poskytovatel AI/OCR v rámci Služby.

Zpracovatel s nimi uzavře písemnou smlouvu se stejnou úrovní ochrany. Předání mimo EU/EHP jen se zárukami podle GDPR (např. standardní smluvní doložky), a jen pokud to Služba vyžaduje.

7. Místo a doba

Primární uložení: EU, servery Hetzner v Německu. Doba: po dobu poskytování Služby Správci, poté výmaz zpravidla do 60 dnů (provozní zálohy o něco déle, než se protočí).

8. Porušení zabezpečení

Zpracovatel oznámí Správci porušení zabezpečení osobních údajů bez zbytečného odkladu na e-mail účtu Správce, s informacemi potřebnými k posouzení a k případnému oznámení dozorovému úřadu.

9. Audity

Správce může jednou za 12 měsíců, s přiměřeným předstihem, požádat o písemné vysvětlení technických a organizačních opatření. Osobní audit v datovém centru třetí strany se neprovádí; nahradí ho prohlášení Zpracovatele a dostupná osvědčení hostitele.

10. Odpovědnost a trvání

Rozdělení rolí nemění VOP: Zákazník (Správce) odpovídá za zákonnost vložení dokladů a za kontrolu vytěžených údajů. Smlouva trvá po dobu Služby a zaniká jejím ukončením, povinnost mlčenlivosti trvá dál.

Rozhodné právo: Česká republika. Soud: podle sídla Zpracovatele, jakmile bude doplněno; jinak obecná příslušnost podle o. s. ř.

Kontakt Zpracovatele: info@fakturobox.cz.